Il principio indicato dalla norma al paragrafo 12) prevede che, quando lo studio organizza e gestisce le attività professionali (dalla presa in carico dell’incarico fino alla sua conclusione), deve garantire ai professionisti la piena autonomia intellettuale nel svolgere il proprio lavoro.

In altre parole:

• lo studio può dare regole organizzative e procedure

• ma non può imporre ai professionisti come pensare o quali scelte professionali adottare nel merito dell’attività professionale

• ogni avvocato o commercialista deve poter esercitare liberamente il proprio giudizio tecnico, rispettando le leggi e il codice deontologico

Pensa allo studio come a una clinica organizzata.

• La clinica decide orari, moduli da compilare, protocolli di accoglienza, strumenti da utilizzare.

• Ma la diagnosi e la terapia le stabilisce il medico, perché solo lui ha la competenza per valutare il caso concreto.

Lo studio è la clinica; il professionista è il medico.

La clinica organizza il lavoro, ma la decisione tecnica resta sempre in mano al medico.

Perché è importante

Perché l’indipendenza del professionista è un obbligo deontologico e una tutela per il cliente: nessuno può “pilotare” la valutazione tecnica o la strategia professionale.

Esempi pratici

Esempio 1 – Contenzioso legale

Lo studio può stabilire che ogni udienza vada registrata nel gestionale entro 24 ore.

Ma non può imporre all’avvocato che linea difensiva usare o che atto redigere.

Esempio 2 – Parere fiscale

Lo studio può chiedere di usare un modello standard per la consegna del parere.

Ma non può obbligare il commercialista a seguire un’interpretazione fiscale contro il suo giudizio tecnico.

Esempio 3 – Relazione con il cliente

Lo studio può definire tempi e modalità di comunicazione (es. aggiornamenti settimanali).

Ma non può impedire al professionista di dare al cliente un parere che ritiene corretto, anche se non è quello che lo studio “preferirebbe”.

Quindi, lo studio organizza il come si lavora.

Il professionista decide il merito tecnico e professionale del lavoro.

La norma chiede che questa distinzione sia chiara e rispettata.

La norma dice che, per gestire bene ogni incarico, lo studio deve seguire un percorso organizzato: controlli iniziali, assegnazione corretta del lavoro, comunicazioni chiare con il cliente, monitoraggio continuo delle attività e chiusura amministrativa ordinata.

Non basta “fare il lavoro”: bisogna farlo in modo tracciabile, coerente e conforme alle regole.

Dovrebbe quindi eseguire i seguenti passaggi:

a) Verifiche preliminari

Lo studio deve controllare se:

• ha le competenze interne per gestire l’incarico

• servono consulenti esterni

• esistono conflitti di interesse

Esempio

Arriva un cliente societario. Uno dei soci dello studio assiste già un concorrente diretto: il rischio di conflitto va analizzato prima di accettare l’incarico.

Perché

Riduce rischi legali e deontologici, evita errori iniziali o incarichi non gestibili.

Benefici

• maggiore tutela per lo studio

• selezione degli incarichi più coerente

• meno contestazioni future

b) Definizione dei criteri tariffari

Lo studio deve stabilire prima:

• tariffa, preventivo o modalità di calcolo

• condizioni dell’incarico

• eventuali extra o spese

Esempio

Il preventivo indica tempi, attività incluse, scadenze, modalità di fatturazione.

Perché

Previene discussioni con il cliente e rende trasparente il valore del servizio.

Benefici

• migliore percezione professionale

• riduzione dei mancati pagamenti

• contratti chiari e tracciabili

c) Adempimenti informativi e antiriciclaggio

Prima di iniziare, lo studio deve:

• identificare il cliente

• raccogliere documenti obbligatori

• registrare i dati nel gestionale

• adottare le regole privacy

• eseguire i controlli antiriciclaggio

Esempio

Verifica documento identità, titolare effettivo, rischio antiriciclaggio, consenso privacy.

Perché

Obblighi di legge: errori o omissioni espongono lo studio a sanzioni.

Benefici

• conformità normativa

• meno rischi sanzionatori

• ordine documentale

d) Assegnazione dell’incarico

Lo studio deve affidare l’incarico al professionista o al team più adatto per competenze ed esperienza.

Esempio

Una pratica societaria complessa viene assegnata al team corporate, non a chi si occupa di contenzioso civile.

Perché

Migliora la qualità del lavoro e riduce gli errori.

Benefici

• risultato più rapido e affidabile

• uso efficiente delle risorse interne

• migliore esperienza per il cliente

e) Programmazione delle attività e verifica

Lo studio deve definire:

• le attività da svolgere

• le scadenze

• i passagglare, comunicare e chiudere in modo ordinato.

Per lo studio significa meno rischi, più efficienza e un servizio percepito come più professionale e affidabile.

Quando un cliente affida un incarico, lo studio deve registrare subito tutte le informazioni fondamentali sul cliente e sull’incarico, in modo ordinato, sicuro e accessibile solo a chi deve usarle.

In pratica: prima di iniziare a lavorare, lo studio deve sapere esattamente chi è il cliente, cosa sta chiedendo, quali sono gli obiettivi, le scadenze e i rischi.

La norma chiede che tutto questo venga raccolto e conservato in modo:

• documentabile

• protetto

• conforme alla privacy

• rispettoso della riservatezza professionale

• accessibile solo a ruoli autorizzati

• utile per la gestione del lavoro

Perché la norma lo richiede

Perché l’incarico deve essere gestito con metodo, evitando:

• errori di identificazione

• conflitti di interesse

• incomprensioni sugli obiettivi

• mancanza di documenti o dati essenziali

• problemi di privacy

• attività svolte senza adeguata autorizzazione

Questa raccolta iniziale è il “check-in operativo” dell’incarico: ciò che permette allo studio di partire con basi solide.

Esempio

Immagina un cliente che porta una pratica urgente.

Senza una registrazione iniziale chiara, il rischio è:

• non sapere da chi è nato il contatto

• perdere informazioni di contesto

• non capire l’urgenza reale

• assegnare la pratica alla persona sbagliata

• dimenticare scadenze critiche

• creare problemi di privacy

• avere difficoltà a fatturare correttamente

Con la registrazione:

• si documenta il cliente e chi lo rappresenta

• si descrive l’incarico

• si registrano scadenze, obiettivi, informazioni chiave

• si verifica se ci sono conflitti d’interesse

• si definisce l’accordo economico

• lo studio può pianificare il lavoro in modo intelligente

È come prendere in carico un paziente in pronto soccorso:

• prima si identifica la persona

• poi si raccoglie il motivo dell’accesso

• si valuta l’urgenza

• si registra tutto

• e solo dopo si avvia il percorso di cura

Lo studio legale o commerciale fa la stessa cosa: prima capisce chi ha davanti e cosa serve, poi inizia il lavoro.

Le fasi da tracciare dovrebbero essere le seguenti:

a) Chi è stato contattato dal cliente

Serve a capire come è nato il rapporto.

Esempio

Il cliente chiama e parla con la partner X o con un associato Y. Questa informazione va registrata.

Benefici

• evita equivoci

• chiarisce da chi parte la relazione

• facilita la gestione interna

b) Identificazione del cliente e dei beneficiari

Lo studio deve identificare il cliente e, se richiesto dalla normativa (es. antiriciclaggio), anche chi beneficia economicamente dell’attività.

Esempio

Una srl chiede una consulenza: lo studio registra azienda, rappresentante legale e titolare effettivo.

Perché

Sono obblighi di legge. Omissioni espongono a sanzioni.

Benefici

• conformità normativa

• tracciabilità

• maggiore sicurezza

c) Descrizione dell’incarico

Serve a chiarire da subito cosa deve essere fatto.

Esempio

“Redazione contratto di distribuzione e assistenza nelle trattative”.

Benefici

• meno ambiguità

• chiarezza interna e verso il cliente

d) Obiettivi indicati dal cliente

Il cliente potrebbe avere obiettivi finali specifici.

Esempio

“Voglio chiudere la trattativa entro il 30 giugno”.

“Voglio ridurre il rischio fiscale su questo aspetto”.

Perché

Permette di orientare il lavoro sul risultato atteso.

e) Tipologia di attività professionale

Serve a capire quali competenze coinvolgere.

Esempio

Attività societaria, contenzioso, due diligence, consulenza tributaria.

Benefici

• assegnazione corretta del lavoro

• migliore qualità del servizio

f) Scadenze prevedibili

Fondamentale per la pianificazione interna.

Esempio

Scadenze fiscali, deposito atti, termini giudiziari, meeting importanti.

Benefici

• riduzione rischi operativi

• gestione efficace del carico di lavoro

g) Informazioni aggiuntive utili alla pianificazione

Qualunque dato rilevante che aiuti nell’organizzazione.

Esempio

Documenti necessari, urgenze, informazioni sensibili, controparti coinvolte.

h) Verifica dei conflitti di interesse

Lo studio deve controllare se l’incarico è compatibile con quelli già in corso.

Esempio

Il nuovo cliente è controparte di un cliente già assistito.

Perché

Obbligo deontologico. La mancata verifica può creare problemi gravi.

i) Accordo economico

Il compenso dovrebbe essere definito e documentato.

Esempio

Preventivo firmato, accordo scritto, tariffa oraria con stima delle ore.

Benefici reali per lo studio

1. Riduzione dei rischi

• meno possibilità di errori

• meno problemi deontologici

• maggiore tutela in caso di contestazioni

2. Maggior controllo

• ogni pratica ha un’identità chiara

• tutto è tracciato

• le informazioni non si perdono

3. Miglior qualità del lavoro

• incarichi assegnati alle persone giuste

• scadenze e attività pianificate da subito

4. Migliore rapporto con il cliente

• comunicazioni più mirate

• maggiore trasparenza

• meno equivoci

5. Organizzazione più solida

• procedure ripetibili

• gestione ordinata dei flussi

• migliore collaborazione interna

6. Fatturazione precisa

• il compenso è definito all’inizio

• meno discussioni successive

Lo studio dovrebbe avere modelli chiari e aggiornati per definire gli accordi con i clienti, sia sul contenuto delle prestazioni professionali sia sul compenso.

Questi accordi devono essere:

• messi per iscritto

• archiviati in modo sicuro

• accessibili solo ai ruoli autorizzati

• conservati per un periodo adeguato (almeno per i termini di prescrizione)

In pratica: lo studio deve standardizzare, formalizzare e conservare correttamente gli accordi con i clienti.

Perché la norma lo richiede

Perché gli accordi scritti:

• evitano malintesi

• tutelano lo studio in caso di contestazioni

• mostrano trasparenza verso il cliente

• sono richiesti dalle norme deontologiche e dalle buone prassi

E la standardizzazione (schemi, modelli, formulari) permette allo studio di essere consistente e veloce.

A tal fine è utile:

1. Definire la tipologia di accordi

Lo studio deve stabilire quali tipi di accordi utilizza:

• lettera d’incarico

• preventivo

• contratto di assistenza continuativa

• accordo quadro

• termini e condizioni generali

Esempio

Uno studio può predisporre tre modelli:

• incarichi giudiziali

• consulenze stragiudiziali

• attività continuative (es. contabilità, fiscalità, pareristica)

2. Indicare modalità e limiti delle prestazioni

L’accordo deve spiegare cosa lo studio farà e cosa non rientra nell’incarico.

Esempio

Nella lettera d’incarico per un contenzioso si specifica:

• assistenza fino alla sentenza di primo grado

• attività escluse: appello, ricorso in Cassazione, esecuzioni forzate

3. Evidenziare la modalità di remunerazione delle prestazioni

L’accordo deve chiarire come viene calcolato il compenso.

Esempi:

• tariffa oraria

• forfait

• tariffa mista (forfait + extra a consumo)

• accordo a fasi (parametri)

4. Utilizzare di schemi o formulari

Lo studio dovrebbe usare modelli standard che:

• facilitano il lavoro

• garantiscono uniformità

• riducono il rischio di errori

Esempio

Un modello contiene già:

• oggetto dell’incarico

• responsabilità delle parti

• normative di riferimento

• privacy

• compenso

• modalità di comunicazione

5. Revisionare periodicamente i modelli

I documenti devono essere aggiornati se cambiano:

• le leggi

• le tariffe

• le politiche interne

• la struttura dello studio

Esempio

Aggiornamento della lettera d’incarico dopo la revisione delle norme antiriciclaggio.

6. Archiviaziare e conservare

Gli accordi devono essere conservati in modo:

• sicuro

• ordinato

• accessibile ai ruoli autorizzati

• per un periodo non inferiore a quanto richiesto per legge

Esempio

Lo studio può stabilire di conservare la documentazione almeno per i termini di prescrizione civile e fiscale.

Benefici concreti per lo studio

1. Riduzione dei rischi

Accordi chiari riducono:

• contestazioni

• problemi deontologici

• errori interpretativi

2. Miglior governance interna

Ogni professionista sa:

• cosa è stato pattuito

• quali attività svolgere

• quali limiti rispettare

3. Miglior rapporto con il cliente

Il cliente percepisce:

• trasparenza

• professionalità

• chiarezza sul costo

4. Fatturazione più semplice e puntuale

Con un accordo scritto è più facile:

• definire le attività fatturabili

• applicare tariffe e scaglioni

• gestire acconti e saldi

5. Uniformità e qualità

I modelli standard evitano improvvisazioni e differenze tra un professionista e l’altro.

6. Conformità garantita

Lo studio rispetta i requisiti:

• normativi

• deontologici

• fiscali

• di gestione documentale

Gli accordi con i clienti stabiliscono le regole del rapporto e creano un quadro sicuro per tutti.

• Evidenza del programma degli obiettivi e dei relativi indicatori, documentata in un report o in un verbale riepilogativo.

• Prova dell'avvenuta verifica periodica del programma e degli scostamenti tra quanto pianificato e quanto realizzato.

• Evidenza del piano di analisi e intervento, formalizzata in un documento o in un verbale che descriva l’aggiornamento su rischi, opportunità e azioni programmate.

• Evidenza delle verifiche periodiche sul sistema organizzativo, comprensiva degli eventuali audit interni e dei relativi report.

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