La mappa per il secondo requisito: ruoli e responsabilità

Per organizzare correttamente le attività dello Studio e assegnare in modo efficace i compiti e le responsabilità, è necessario definire almeno due elementi fondamentali:

• Un organigramma, che illustri in modo chiaro chi fa cosa, con indicazione delle funzioni e responsabilità attribuite a ogni livello, sia decisionale che operativo.

• Le direttive generali e le relative politiche attuative, ovvero le linee guida che orientano le scelte dello Studio e che devono essere condivise con i diversi livelli dell’organizzazione.

Per approfondire i rischi legati alla distribuzione dei ruoli e delle responsabilità, si rimanda all’Appendice A, punto A.2 della norma.

Lo Studio deve disporre di un organigramma aggiornato, che identifichi in modo semplice chi decide, chi esegue e con quali responsabilità.

Questo schema va condiviso internamente e, se utile, anche verso l’esterno (ad esempio sul sito), per aiutare clienti e terzi a orientarsi nei ruoli e nelle competenze presenti nello Studio. La condivisione esterna può essere una versione ridotta dell'organigramma interno.

Esempio sintetico dell'organigramma funzionale dell'ipotetico Studio Legale Tributario “ABC LexTax”

LIVELLO DIREZIONALE (Decisionale Strategico)

• Managing Partner

  Responsabile della direzione strategica dello Studio. Prende decisioni su organizzazione, sviluppo, partnership, marketing e gestione del rischio.

  → Firma i mandati principali, rappresenta lo Studio all’esterno, approva le politiche generali.

• Comitato Direttivo (facoltativo, in studi strutturati)

  Composto da soci senior, supporta il Managing Partner nelle scelte strategiche e nella supervisione delle aree chiave (fiscale, legale, contenzioso, advisory).

  → Definisce obiettivi annuali, piani di investimento, politiche HR, pricing.

LIVELLO INTERMEDIO (Gestione Operativa)

• Responsabile Area Legale – Diritto Tributario e Contenzioso

  Coordina l’attività dei legali nell’ambito fiscale, cura i contenziosi con Agenzia delle Entrate, GdF, Commissioni Tributarie.

  → Supervisiona ricorsi, interpelli, istanze, difese in giudizio.

• Responsabile Area Consulenza Fiscale e Pianificazione

  Gestisce le consulenze tributarie continuative per imprese e HNWI (High Net Worth Individuals).

  → Cura pareri, pianificazioni fiscali, tax due diligence, operazioni straordinarie.

• Responsabile Area Contabile e Bilancio (se internalizzata)

  Coordina il team che gestisce contabilità, redazione bilanci, adempimenti periodici.

  → Si interfaccia con clienti e con i legali per gli aspetti fiscali operativi.

• Office Manager / Direttore Operativo

  Gestisce il funzionamento quotidiano dello Studio (risorse, fornitori, budget, HR).

  → Coordina segreteria, supporto IT, amministrazione.

LIVELLO OPERATIVO (Esecutivo e di Supporto)

• Avvocati e Dottori Commercialisti (Senior e Junior)

  Gestiscono direttamente i dossier dei clienti sotto la supervisione dei responsabili d’area.

  → Redigono atti, pareri, contratti, relazioni fiscali, interagiscono con autorità e clienti.

• Collaboratori Praticanti e Stagisti

  Supportano le attività legali e fiscali con ricerche, bozze, archiviazione e gestione documentale.

  → Partecipano alle udienze, affiancano nei pareri, aggiornano fascicoli.

• Segreteria Amministrativa e Legale

  Supporta nella gestione dell’agenda, redazione atti, invii telematici, gestione scadenze.

  → Cura il deposito atti, la fatturazione, l’organizzazione delle udienze.

Esistono numerosi strumenti pratici per disegnare organigrammi, puoi ottenere una lista con le loro caratteristiche chiedendola a ChatGPT o altre piattaforme simili.

Questa è quella che ho ottenuto io chiedendola a ChatPPT:

Lo Studio deve definire per iscritto le proprie linee guida operative e strategiche, indicando come intende gestire l’attività nel rispetto delle norme professionali e della presente UNI 11871.

Queste direttive vanno comunicate ai ruoli interni indicati nell’organigramma e, quando serve, condivise anche con clienti, collaboratori esterni e fornitori.

Esempio di documento interno riferito alle direttive e politiche dello Studio

Titolo: Linee guida strategiche e operative per lo sviluppo e la gestione delle attività dello Studio

1. Principi di riferimento

• Lo Studio si ispira a principi di correttezza, trasparenza e indipendenza professionale.

• La missione è offrire consulenza legale e fiscale ad alto valore, nel rispetto dei principi deontologici, della normativa vigente e della norma UNI 11871:2022.

• La visione è quella di uno studio organizzato, affidabile, capace di prevenire i rischi e tutelare il valore generato per clienti e stakeholder.

2. Strategie di sviluppo

• Specializzazione verticale in diritto tributario d’impresa e pianificazione fiscale per gruppi societari.

• Espansione della clientela attraverso attività mirate verso PMI, studi associati e holding familiari.

• Digitalizzazione dei processi interni per aumentare efficienza e tracciabilità.

• Potenziamento della formazione interna su tematiche di fiscalità internazionale e gestione del rischio.

3. Direttive generali di gestione

• Tutti i professionisti devono:

  • operare nel pieno rispetto del Codice Deontologico Forense e delle norme tributarie;

  • documentare in modo strutturato l’attività professionale svolta (atti, pareri, email, scadenze);

  • mantenere aggiornate le informazioni nel gestionale dello Studio;

  • rispettare le procedure definite nel Manuale Qualità interno.

4. Richiamo alla UNI 11871:2022

• Le attività dello Studio seguono un approccio organizzato per processi, come richiesto dalla norma.

• È in vigore una procedura interna di analisi e gestione dei rischi correlati alle attività professionali.

• Lo Studio ha adottato un sistema documentale per garantire:

  • la tracciabilità delle decisioni,

  • l’individuazione dei ruoli,

  • la gestione delle responsabilità.

5. Politiche attuative

• I contenuti di questo documento sono:

  • comunicati internamente a tutti i livelli decisionali (soci, collaboratori, segreteria);

  • condivisi esternamente, per quanto di competenza, tramite:

    • la pubblicazione sul sito web della pagina “Chi siamo e come lavoriamo”;

    • l’inserimento nella lettera di incarico di un estratto dei principi dello Studio;

    • l’invio ai collaboratori esterni, corrispondenti, fornitori qualificati.

Le evidenze richieste in fase di certificazione

Vediamo quali evidenze sono richieste in fase di certificazione, come indicato nella UNI/PdR 146:2023.

Questa prassi descrive i requisiti da soddisfare per ottenere, da parte di un ente terzo, la certificazione di conformità alla norma UNI 11871:2022. Una norma che introduce principi organizzativi e criteri di gestione dei rischi per rafforzare la solidità e il valore degli studi legali e commerciali.

L’ente certificatore valuterà la conformità tenendo conto delle dimensioni e delle caratteristiche dello studio, attraverso informazioni documentate, interviste e osservazione diretta.

Non è previsto un elenco rigido di documenti obbligatori, ad eccezione di quelli richiesti dalla normativa o da eventuali disposizioni degli enti di controllo.

Per il requisito in discussione viene verificato:

In relazione al primo punto

• la definizione di un organigramma (schematico o descrittivo) con indicazione di ruoli e responsabilità, nominativi associati ai ruoli, tra i ruoli occorre prevedere anche quelli relativi che hanno responsabilità nel sistema di gestione e certificazione;

• l'aggiornamento periodico e puntuale dell'organigramma

• la condivisione dell’organigramma all’interno dello studio e comunicazione verso l’esterno

In relazione al secondo punto:

• La definizione dei principi etici e deontologici di riferimento, con le relative strategie, scelte gestionali e politiche operative,

• Il rispetto delle leggi in vigore e delle regole deontologiche che disciplinano l’attività professionale.

• L'allineamento con la decisione dello Studio di adottare la UNI 11871, con il coinvolgimento attivo di tutti i componenti e il riferimento esplicito ai contenuti della norma.

• La chiara comunicazione delle politiche operative dello Studio sia all’interno (a soci, collaboratori, dipendenti) sia all’esterno, ad esempio a clienti, consulenti e fornitori.

Quindi occorre fornire:

• Documenti che dimostrino i principi a cui si ispira lo Studio, come ad esempio un codice etico o un documento di indirizzo, accompagnati da evidenze concrete che mostrino come questi principi si traducono in scelte strategiche e operative, attraverso direttive e politiche attuate nella gestione quotidiana e nello sviluppo dello Studio.

• Dimostrare che le comunicazioni, sia interne che esterne, siano riportare in modo chiaro il riferimento alle norme di legge applicabili e alle politiche adottate dallo Studio.

Hai appena completato l'analisi del principio relativo all'individuazione e all'attribuzione dei ruoli e delle responsabilità nell'ambito dello studio. Ora cosa succede?

Nelle prossime settimane pubblicherò progressivamente l'analisi di tutti gli altri requisiti della norma.

Ma c'è un problema: seguire ogni aggiornamento, organizzare le informazioni e applicarle alla tua realtà richiede tempo che probabilmente non hai.

Registrati ora e a partire dalle prossime settimane riceverai:

✓ Le checklist operative pronte all'uso per verificare subito la tua conformità
✓ Guide pratiche per ogni requisito (niente teoria inutile, solo azioni concrete), ad esempio come si crea un organigramma, approfondimento sui tool per realizzarlo, linee guida per redigere un codice etico dello studio e tanto altro.
✓ Accesso anticipato a tutti i nuovi contenuti, direttamente nella tua email
✓ Un percorso strutturato che ti fa risparmiare ore di lavoro

Perché questo approccio è diverso?

Ho eliminato il superfluo. Ogni risorsa è pensata per chi deve ottenere risultati velocemente, anche con poco tempo a disposizione: leggi, scarichi, applichi, verifichi.