Per applicare in modo corretto il principio organizzativo legato alla selezione e alla gestione delle persone che operano nello Studio, sia interne sia esterne, è necessario partire da una chiara mappatura di tutte le figure coinvolte nelle attività professionali e operative.

Rientrano tra queste i professionisti dello Studio (soci, collaboratori, consulenti, praticanti), i dipendenti dai primi livelli alle funzioni direttive, e i soggetti esterni come consulenti, corrispondenti e fornitori che collaborano in modo stabile o occasionale.

Lo studio deve mappare e valutare questi soggetti, anche quelli che operano occasionalmente con lo studio.

La norma elenca dieci criteri, alcuni necessari, altri raccomandati, da adottare per la selezione del personale e la gestione delle loro necessità e attività.

Lo Studio deve (criterio obbligatorio) definire un metodo chiaro e tracciabile per scegliere i propri collaboratori, professionisti e dipendenti.

Il processo di selezione va gestito da persone competenti, in grado di valutare le candidature in modo coerente con le esigenze dello Studio e con i ruoli da ricoprire.

Esempi

• L’avvio della selezione di un praticante avviene tramite la pubblicazione di un annuncio con i requisiti richiesti (es. laurea in giurisprudenza, interesse per il diritto tributario). La valutazione è affidata a un socio e a un avvocato senior che esaminano i curricula e conducono i colloqui.

• Per un nuovo addetto amministrativo, la ricerca può essere seguita dal responsabile amministrativo, che verifica le competenze contabili e la conoscenza del gestionale di studio.

• Nel caso di un consulente esterno in materia di diritto societario o revisione fiscale, la scelta si basa su referenze, esperienza documentata e coerenza con gli standard etici e professionali dello Studio.

L’obiettivo è garantire che ogni nuova collaborazione sia basata su criteri oggettivi, documentabili e allineati ai valori dello Studio.

Lo Studio dovrebbe anche stabilire in modo chiaro chi prende le decisioni durante il processo di selezione e a quale livello dell’organizzazione queste decisioni competono (requisito raccomandato) .

Ogni fase, dalla raccolta delle candidature alla scelta finale, deve essere gestita con criteri oggettivi, basati su competenze e merito, evitando qualsiasi forma di favoritismo o discriminazione.

Esempi per uno studio legale-tributario:

• Le candidature per nuovi avvocati associati vengono valutate da un piccolo comitato composto da un socio senior dell’area legale e da uno dell’area tributaria, in modo da garantire una decisione equilibrata.

• Nel caso di una segretaria amministrativa, la selezione è affidata al responsabile amministrativo, che propone la scelta finale al socio referente dell’area organizzativa.

• Per l’inserimento di un consulente esterno in diritto tributario internazionale, la decisione è condivisa tra il partner responsabile dell’area fiscale e quello della compliance, così da assicurare che la selezione rispetti sia i requisiti tecnici sia quelli etici dello Studio.

In questo modo le decisioni risultano trasparenti, documentate e coerenti con la struttura organizzativa.

Lo Studio deve assegnare a ogni persona incarichi e responsabilità coerenti con le sue competenze, esperienze e capacità (requisito obbligatorio).

Ogni ruolo va definito con chiarezza, prevedendo obiettivi realistici e una retribuzione proporzionata al livello di autonomia e responsabilità, nel rispetto delle norme di legge, dei codici deontologici e dei contratti collettivi.

✅ Esempi di applicazione corretta

• Un praticante viene inserito in un team di contenzioso tributario per attività di supporto (raccolta atti, redazione di bozze, ricerche giuridiche), sempre sotto la supervisione di un avvocato senior.

• Un commercialista esperto in fiscalità internazionale riceve l’incarico di gestire clienti esteri e coordinare consulenti locali, con piena autonomia nelle decisioni tecniche ma nel rispetto delle linee strategiche definite dai soci.

• Un addetto amministrativo viene formato e responsabilizzato nella gestione della fatturazione elettronica, con un contratto coerente al ruolo e una chiara definizione delle mansioni nel mansionario interno.

• Un socio senior controlla la distribuzione dei carichi di lavoro per evitare sovraccarichi o assegnazioni non bilanciate, garantendo equità e qualità nelle prestazioni.

❌ Esempi di applicazione non corretta

• Un praticante viene lasciato gestire autonomamente un ricorso tributario senza supervisione, con rischio di errori e responsabilità non adeguate al suo livello.

• Un avvocato junior viene incaricato di attività di consulenza fiscale complessa senza competenze specifiche, solo per “urgenza” o mancanza di personale.

• Una segretaria amministrativa deve redigere documenti legali o partecipare a udienze, attività che esulano dal suo ruolo e competenze.

• Un consulente esterno viene pagato in modo non proporzionato al contributo fornito o senza un chiaro accordo scritto, creando rischi legali e gestionali.

• Un dipendente con anni di esperienza continua a svolgere mansioni elementari senza possibilità di crescita o adeguamento della retribuzione.

Lo Studio dovrebbe coinvolgere in modo attivo tutte le persone che ne fanno parte, favorendo la partecipazione alle attività e la condivisione delle informazioni utili per comprendere obiettivi, decisioni e cambiamenti organizzativi (requisito raccomandato).

Ogni componente, in base al proprio ruolo e livello di responsabilità, dovrebbe essere aggiornato regolarmente sull’evoluzione delle direttive generali e delle politiche interne, così da sentirsi parte del progetto comune e contribuire con consapevolezza.

✅ Esempi di applicazione corretta

• Lo Studio organizza brevi riunioni periodiche (mensili o trimestrali) per aggiornare avvocati, commercialisti, segretarie e praticanti su nuove procedure interne, progetti in corso e risultati raggiunti.

• Le politiche di lavoro agile vengono comunicate a tutto il personale, spiegando modalità, obiettivi e strumenti da utilizzare.

• Ogni team riceve aggiornamenti sulle scadenze fiscali e sulle pratiche più rilevanti, condivisione che aiuta a gestire meglio tempi e priorità.

• Viene predisposta una newsletter interna o una bacheca digitale per diffondere comunicazioni ufficiali e linee guida operative.

Le procedure di condivisione, come tutte le procedure a cui si farà riferimento, dovrebbero essere gestite coerentemente al requisito riferito all'approccio per processi (quindi sottoposte al ciclo: progettazione della procedura, attuazione, verifica, correzione, riprogettazione, ...)

❌ Esempi di applicazione non corretta

• Le decisioni vengono prese solo dai soci senza informare i collaboratori, che scoprono i cambiamenti quando sono già operativi.

• Nuove regole o procedure (es. gestione dei documenti, utilizzo di piattaforme digitali) vengono introdotte senza alcuna comunicazione o formazione.

• I praticanti non vengono coinvolti nelle riunioni di reparto, perdendo così la possibilità di comprendere l’organizzazione e contribuire alla crescita dello Studio.

• Le comunicazioni avvengono solo in modo informale e frammentato, generando confusione e disallineamento tra i team.

Lo Studio deve garantire a tutti i collaboratori strumenti di lavoro adeguati, sicuri e aggiornati, idonei sia al lavoro in sede sia da remoto.

Le dotazioni, informatiche e fisiche, devono rispettare le norme su sicurezza e salute e essere verificate periodicamente per mantenere efficienza e affidabilità.

Requisito obbligatorio.

✅ Esempi di applicazione corretta

• Ogni professionista dispone di un computer aziendale con software gestionali aggiornati (es. gestionale pratiche, contabilità, firma digitale, banche dati fiscali e giuridiche).

• Le postazioni di lavoro sono ergonomiche, con sedute regolabili e illuminazione adeguata, in conformità alle norme di sicurezza.

• Lo Studio utilizza piattaforme cloud sicure per la gestione dei documenti e la condivisione delle pratiche, con accesso controllato e backup automatici.

• Chi lavora da remoto accede tramite connessione protetta (VPN) e autenticazione a due fattori, evitando l’uso di dispositivi personali non sicuri.

• Vengono programmati controlli periodici per verificare l’efficienza di hardware, stampanti, firme digitali e software.
  
  

❌ Esempi di applicazione non corretta

• I collaboratori usano i propri computer personali per accedere a fascicoli e dati dei clienti, senza adeguate misure di sicurezza.

• Lo Studio non aggiorna i programmi di gestione o i sistemi antivirus, esponendosi a rischi di perdita o violazione dei dati.

• Le postazioni non rispettano i requisiti ergonomici (es. sedie non regolabili, monitor troppo bassi), con impatti negativi sulla salute.

• Non esistono procedure per la manutenzione o la sostituzione delle attrezzature obsolete.

• Viene utilizzata una rete Wi-Fi non protetta per il trasferimento di documenti riservati.

Lo Studio deve favorire la crescita professionale di tutti i suoi componenti attraverso programmi di formazione continua, sia tecnica che professionale.

Può farlo organizzando corsi interni o sostenendo la partecipazione a corsi esterni, anche online, garantendo tempo e risorse adeguate per seguire le attività formative.

Requisito obbligatorio.

✅ Esempi di applicazione corretta

• Un avvocato partecipa a corsi di aggiornamento sul processo telematico o sulle novità in materia di diritto tributario.

• Lo Studio organizza workshop interni sull’utilizzo del gestionale di studio, sulla redazione di pareri o sulla gestione del tempo.

• Un dottore commercialista segue seminari sulle modifiche fiscali o sulla rendicontazione di sostenibilità per imprese e professionisti.

• I praticanti partecipano a momenti formativi dedicati all’organizzazione delle pratiche e alla comunicazione con i clienti.
  
  

❌ Esempi di applicazione non corretta

• Lo Studio non prevede alcun piano di aggiornamento e lascia ai singoli la responsabilità di formarsi, senza supporto né risorse.

• I collaboratori non ricevono tempo o permessi per partecipare ai corsi obbligatori o utili alla loro specializzazione.

• Non vengono mai condivisi i materiali o le conoscenze acquisite dopo i corsi, limitando il beneficio alla sola persona che vi ha preso parte.

• Vengono scelti corsi di scarsa qualità o non pertinenti alle attività dello Studio, solo per adempiere formalmente agli obblighi formativi.

Lo Studio dovrebbe controllare periodicamente che le attività di formazione siano realmente svolte e producano risultati concreti, conservando traccia delle iniziative seguite dai propri professionisti (requisito raccomandato).

Questa verifica serve anche a dimostrare il rispetto degli obblighi di aggiornamento previsti dagli ordini professionali, restando comunque ogni professionista responsabile della propria formazione.

Esempi pratici

• Lo Studio mantiene un registro aggiornato dei corsi seguiti da avvocati e commercialisti, con attestati e crediti formativi.

• Ogni sei mesi viene fatta una breve revisione interna per valutare l’utilità dei corsi frequentati e pianificare i prossimi temi (es. novità fiscali o privacy).

• Se un collaboratore non ha completato la formazione obbligatoria, viene informato e supportato nell’individuare corsi idonei per regolarizzare la posizione.

Lo Studio deve garantire un ambiente di lavoro rispettoso ed equo, in cui ogni persona venga trattata con imparzialità e riconosciuta per il proprio contributo.

Devono essere evitate discriminazioni di qualsiasi tipo e promossa una cultura che valorizzi competenze, esperienze e ruoli diversi, rendendo tutti consapevoli dell’importanza del proprio apporto al buon funzionamento dello Studio e alla qualità del servizio ai clienti.

Requisito obbligatorio.

✅ Esempi di applicazione corretta

• Nello studio legale, praticanti e collaboratori partecipano alle riunioni di team e ricevono feedback costruttivi sul lavoro svolto.

• Lo studio commercialista assegna incarichi tenendo conto delle competenze e non dell’anzianità, valorizzando chi propone soluzioni efficaci o innovative.

• Tutti i collaboratori, indipendentemente dal ruolo, vengono coinvolti nei momenti di formazione o aggiornamento.

• Lo Studio promuove pari opportunità di crescita e retribuzioni coerenti con le responsabilità effettive.

❌ Esempi di applicazione non corretta

• Le decisioni vengono prese solo dai soci senza ascoltare i responsabili di area o i collaboratori, che non hanno possibilità di contribuire.

• I praticanti vengono esclusi da attività formative o delegati solo a mansioni ripetitive.

• A parità di ruolo e risultati, i compensi sono differenti per genere o preferenze personali.

• Lo Studio affida incarichi importanti sempre alle stesse persone, senza considerare chi ha maturato competenze adeguate per crescere professionalmente.

Inoltre, lo Studio dovrebbe creare un ambiente di lavoro che favorisca reali pari opportunità, offrendo a ciascuno la possibilità di crescere, formarsi e contribuire in modo attivo alla vita professionale dello Studio. Il riconoscimento del merito deve basarsi su risultati e competenze, non su ruoli formali o anzianità. Requisito auspicabile.

Ogni professionista dovrebbe poter partecipare a percorsi di formazione, essere inserito nei gruppi di lavoro, ricevere incarichi coerenti con le proprie capacità e avere un confronto diretto con i clienti sotto la supervisione dei responsabili. Requisito auspicabile.

Lo Studio dovrebbe inoltre organizzare momenti di valutazione periodica per discutere obiettivi, risultati e prospettive di crescita. Requisito auspicabile.

Un ambiente inclusivo si costruisce anche attraverso l’uso auspicabile di un linguaggio rispettoso e neutro, che valorizzi le differenze e riconosca l’identità di ciascuno, evitando stereotipi o espressioni discriminatorie. Requisito auspicabile.

✅ Esempi di applicazione corretta

• Un praticante o un giovane collaboratore partecipa alle riunioni con i clienti per osservare e imparare, affiancato da un professionista senior.

• Lo Studio commercialista organizza incontri semestrali per valutare competenze, obiettivi e opportunità di crescita dei membri del team.

• Nei documenti e nelle comunicazioni interne si usa un linguaggio inclusivo (es. “professionista responsabile del progetto” invece di formule di genere).

• I ruoli di responsabilità vengono assegnati in base ai risultati, non alla semplice anzianità.

❌ Esempi di applicazione non corretta

• Solo i soci o i collaboratori più esperti partecipano ai progetti più interessanti, escludendo chi sta maturando competenze utili.

• Le valutazioni vengono fatte in modo informale o non documentato, rendendo difficile riconoscere il merito.

• Lo Studio utilizza comunicazioni interne o modulistica con linguaggio esclusivamente maschile.

• Le opportunità di formazione vengono riservate a pochi, senza considerare le esigenze o il potenziale degli altri membri del team.

Lo Studio dovrebbe prevedere tra i propri principi il rispetto e la tutela della vita familiare, tenendo conto delle esigenze genitoriali dei propri collaboratori.

Deve applicare correttamente le disposizioni di legge e contrattuali in materia di congedi, permessi e altre misure a sostegno della famiglia.

✅ Esempi di applicazione corretta

• In uno studio legale, una collaboratrice che rientra dalla maternità riceve incarichi con tempistiche più flessibili e la possibilità di lavorare parte del tempo da remoto.

• Un dottore commercialista con figli piccoli può concordare un orario di ingresso posticipato nei periodi di chiusura scolastica, garantendo comunque la copertura delle attività principali.

• Lo Studio pianifica i carichi di lavoro in modo da tenere conto dei periodi di congedo o assenza dei collaboratori, distribuendo le pratiche tra i membri del team.

• I permessi familiari vengono gestiti con trasparenza e rispetto, senza penalizzazioni economiche o professionali per chi li utilizza.

❌ Esempi di applicazione non corretta

• Una professionista in gravidanza viene esclusa dai progetti più importanti “per praticità”, senza un reale motivo organizzativo.

• Lo Studio non riconosce i permessi previsti per motivi familiari o li ostacola, chiedendo ai dipendenti di recuperarli con ore extra non retribuite.

• Un collaboratore che usufruisce del congedo parentale viene considerato “meno disponibile” e subisce un rallentamento nella crescita professionale.

• Non esistono politiche o procedure per gestire richieste legate a esigenze familiari, lasciando la decisione alla discrezionalità dei singoli soci.

Lo Studio può, su base volontaria, offrire ulteriori agevolazioni per favorire l’equilibrio tra lavoro e vita familiare, compatibilmente con le proprie esigenze organizzative.

Tra queste rientrano, ad esempio, periodi di assenza retribuita nei primi mesi di genitorialità, incarichi adattati per complessità o tempi di svolgimento, orari flessibili e possibilità di lavoro da remoto, estese anche ai professionisti non dipendenti.

✅ Esempi di applicazione corretta

• In uno studio legale, un avvocato padre riceve la possibilità di lavorare da casa due giorni a settimana nei primi mesi dopo la nascita del figlio, mantenendo il proprio carico di lavoro proporzionato.

• Una collaboratrice di studio commercialista che rientra dalla maternità può gestire orari flessibili per alcuni mesi, con incarichi calibrati sulle sue disponibilità.

• Lo Studio introduce una policy interna che consente ai professionisti con figli piccoli o familiari a carico di richiedere il lavoro da remoto in determinati periodi dell’anno.

• Un praticante con esigenze di cura familiare viene inserito in un team con scadenze più gestibili, senza essere escluso da progetti di formazione o crescita.

• Durante i periodi fiscali più intensi, lo Studio organizza la distribuzione dei carichi di lavoro per evitare eccessi di straordinari, consentendo una migliore conciliazione vita-lavoro.

❌ Esempi di applicazione non corretta

• Lo Studio nega in modo sistematico il lavoro da remoto anche per situazioni temporanee di necessità familiare, pur avendo gli strumenti tecnici per consentirlo.

• Una professionista che richiede un orario ridotto viene esclusa dai progetti più strategici o dalle riunioni con i clienti.

• Non vengono mai valutate soluzioni di flessibilità, e le assenze per motivi familiari sono considerate segno di “scarso impegno”.

• I collaboratori in congedo parentale vengono sostituiti in modo definitivo, senza possibilità di reinserimento graduale al rientro.

• Lo Studio non dispone di alcuna procedura o criterio per gestire richieste legate alla conciliazione vita-lavoro, lasciando tutto alla discrezionalità dei singoli soci o responsabili.

Lo Studio deve garantire un ambiente di lavoro sicuro e salubre, rispettando pienamente le norme vigenti e adottando misure preventive e protettive efficaci per tutelare la salute di tutti i collaboratori.

Lo Studio deve predisporre e aggiornare regolarmente protocolli di sicurezza per prevenire e gestire i rischi sanitari, anche di tipo epidemiologico.

Tali protocolli devono includere:

a) misure preventive e igieniche personali, come l’uso di dispositivi di protezione e la corretta sanificazione delle mani;

b) regole per l’accesso ai locali e la gestione sicura degli spazi comuni;

c) programmi regolari di pulizia e sanificazione di ambienti e strumenti di lavoro;

d) eventuali limitazioni a riunioni in presenza o spostamenti professionali in situazioni di rischio;

e) procedure di controllo sanitario e gestione dei casi di malattia o contagio, nel rispetto della normativa.

Requisito obbligatorio

✅ Esempi di applicazione corretta

• Vengono predisposti protocolli per l’uso E LA PULIZIA delle sale riunioni.

• La sanificazione degli spazi è programmata ogni settimana; chi presenta sintomi influenzali lavora da remoto.

• È nominato un referente interno per la sicurezza sanitaria.

❌ Esempi di applicazione non corretta

• Non esiste alcun protocollo scritto o aggiornato dopo la pandemia; le misure vengono decise “caso per caso”.

• Le sale riunioni vengono usate senza limiti di capienza e senza pulizia o sanificazione.

• I collaboratori non hanno dispositivi di protezione, quando necessari, o non vengono informati sulle procedure da seguire.

• In presenza di un sospetto caso di contagio, lo Studio non adotta alcuna misura di isolamento o comunicazione interna.

• I clienti accedono liberamente ai locali senza registrazione o controllo, anche in periodi di allerta sanitaria.

Lo Studio deve garantire che tutti i collaboratori ricevano formazione e aggiornamento sull’applicazione delle procedure di sicurezza, in base ai rispettivi ruoli e responsabilità.

Dovrebbe inoltre individuare nell’organigramma le figure con competenze tecniche e gestionali incaricate di monitorare l’attuazione dei protocolli sanitari.

Infine, lo Studio dovrebbe promuovere una cultura della sicurezza, incoraggiando tutti a riconoscere i possibili rischi legati al proprio lavoro e a segnalare tempestivamente eventuali carenze o malfunzionamenti negli strumenti di protezione.

✅ Esempi di applicazione corretta

• Ogni nuovo collaboratore partecipa a una breve sessione di formazione sulle procedure di sicurezza e sull’uso dei dispositivi di protezione; il responsabile amministrativo verifica periodicamente la corretta attuazione delle regole.

• Viene nominato un referente per la sicurezza sanitaria che controlla la pulizia degli spazi, la manutenzione dei filtri dell’aria e la disponibilità di gel igienizzante e mascherine.

• Durante le riunioni interne viene ricordato a tutti di segnalare immediatamente eventuali guasti, mancanza di materiali di protezione o condizioni igieniche non adeguate.

• Lo Studio tiene un registro delle attività di formazione svolte e aggiorna il personale in caso di modifiche alle normative o ai protocolli.

❌ Esempi di applicazione non corretta

• Lo Studio non organizza alcuna formazione specifica e si affida al buon senso dei singoli.

• Non è chiaro chi sia responsabile del controllo dell’igiene e della sicurezza nei vari uffici.

• I collaboratori non sanno come segnalare un problema (es. un guasto all’impianto di aerazione o la mancanza di sanificazione).

• Dopo un cambio di normativa o l’introduzione di nuove misure sanitarie, lo Studio non comunica nulla al personale né aggiorna i protocolli.

Lo Studio deve offrire ai praticanti un’esperienza formativa completa, che permetta loro di acquisire competenze concrete e una visione ampia delle attività svolte.

Dovrebbe favorire la partecipazione attiva dei praticanti alle diverse pratiche e progetti, per quanto possibile, incoraggiandone la collaborazione con colleghi e responsabili, l’uso degli strumenti di lavoro dello Studio e il confronto professionale quotidiano.

A ciascun praticante deve essere riconosciuto un compenso proporzionato al contributo effettivo, tenendo conto del percorso di inserimento e del tempo dedicato alla preparazione dell’esame di abilitazione.

✅ Esempi di applicazione corretta

• Lo studio legale affida al praticante attività di ricerca giuridica, redazione di bozze di atti e partecipazione alle udienze con l’avvocato tutor.

• Lo studio commercialista coinvolge il praticante nella preparazione di bilanci, dichiarazioni fiscali e incontri con i clienti, fornendo feedback costruttivi.

• I praticanti hanno accesso al gestionale, alle banche dati e alle riunioni di team.

• È previsto un compenso commisurato alle attività svolte e ai risultati raggiunti.

❌ Esempi di applicazione non corretta

• Il praticante svolge solo mansioni di segreteria o archiviazione senza alcun valore formativo.

• Non riceve alcuna guida o affiancamento da parte di un tutor.

• Non ha accesso agli strumenti informatici o ai fascicoli, impedendo la comprensione delle pratiche.

• Non viene riconosciuto alcun compenso, anche in presenza di un contributo professionale significativo.

• Lo Studio dovrebbe gestire la conclusione dei rapporti di lavoro o collaborazione in modo corretto, trasparente e nel rispetto delle norme di legge e dei contratti applicabili.

  Le persone coinvolte devono essere informate in tempi adeguati sulle ragioni della cessazione e le decisioni devono essere comunicate con chiarezza e rispetto.

  La riservatezza dei dati e delle informazioni riguardanti tutte le parti deve essere sempre garantita.

  Quando le circostanze lo consentono, lo Studio dovrebbe prevedere un congruo periodo di preavviso, proporzionato al ruolo e all’anzianità del collaboratore, salvo i casi in cui vi siano gravi violazioni o perdita di fiducia che rendano necessaria l’interruzione immediata del rapporto.

  ✅ Esempi di applicazione corretta

  • Un avvocato associato riceve comunicazione scritta e motivata della cessazione della collaborazione, con un periodo di preavviso che consente il passaggio delle pratiche a un altro professionista.

  • Un dipendente amministrativo viene informato con anticipo della chiusura del contratto a termine e riceve supporto per la transizione.

  • Lo Studio garantisce la protezione dei dati e il rispetto della privacy anche dopo la fine del rapporto.

  ❌ Esempi di applicazione non corretta

  • Un collaboratore viene informato della cessazione solo a ridosso della scadenza o senza spiegazioni.

  • Non viene garantita la riservatezza e informazioni interne vengono diffuse impropriamente.

  • La cessazione avviene senza preavviso e senza motivo documentato, pur in assenza di violazioni o urgenze.

  • Il praticante viene escluso improvvisamente da tutte le attività senza possibilità di concludere i lavori in corso.

Vediamo quali evidenze sono richieste in fase di certificazione, come indicato nella UNI/PdR 146:2023.

Questa prassi descrive i requisiti da soddisfare per ottenere, da parte di un ente terzo, la certificazione di conformità alla norma UNI 11871:2022. Una norma che introduce principi organizzativi e criteri di gestione dei rischi per rafforzare la solidità e il valore degli studi legali e commerciali.

L’ente certificatore valuterà la conformità tenendo conto delle dimensioni e delle caratteristiche dello studio, attraverso informazioni documentate, interviste e osservazione diretta e tenendo conto degli elementi obbligatori e quelli raccomandati in base alla dimensione e alla complessità dello studio e dell'impatto dei singoli elementi sulla protezione del valore e sul controllo dei rischi.

Non è previsto un elenco rigido di documenti obbligatori, ad eccezione di quelli richiesti dalla normativa o da eventuali disposizioni degli enti di controllo.

Per il requisito in discussione si tiene conto:

a) Valutazione e selezione delle figure interne ed esterne con definizione di ruoli e responsabilità.

b) Assegnazione di incarichi coerenti con le competenze.

c) Coinvolgimento del personale secondo organigramma e direttive.

d) Utilizzo di strumenti di lavoro adeguati e aggiornati.

e) Adozione di modalità di lavoro da remoto sicure.

f) Tutela della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro.

g) Formazione continua e aggiornamento professionale.

h) Sviluppo e mantenimento delle competenze.

i) Organizzazione di corsi interni o sostegno a corsi esterni con verifica dell’efficacia.

j) Rispetto degli obblighi di aggiornamento professionale.

k) Applicazione di equità e valorizzazione delle differenze.

l) Promozione di pari opportunità e linguaggio inclusivo.

m) Partecipazione attiva ai gruppi di lavoro.

n) Valutazione periodica della crescita professionale.

o) Tutela della vita privata e familiare, con benefici aggiuntivi dove possibile.

p) Ambiente di lavoro sicuro, salubre e conforme alle prescrizioni.

q) Formazione su sicurezza e rischi sanitari, con procedure per dispositivi, accessi, sanificazione e sorveglianza.

r) Trattamento corretto dei dipendenti e rispetto del CCNL.

s) Supporto ai praticanti per la formazione e la crescita professionale.

t) Riconoscimento di compensi equi e permessi per studio ed esami.

u) Gestione trasparente della cessazione dei rapporti, con rispetto della riservatezza e adeguato preavviso.

Verranno quindi ricercate le seguenti evidenze:

• Documentazione della valutazione e selezione delle figure interne ed esterne, con ruoli, responsabilità e accordi formalizzati.

• Comunicazioni interne che attestano la condivisione di politiche e direttive dello Studio.

• Prove dell’adeguatezza degli strumenti di lavoro e del rispetto delle norme di sicurezza (licenze, certificati, attestazioni).

• Evidenze dei controlli sui sistemi di lavoro da remoto e sulla sicurezza dei collegamenti.

• Documentazione delle misure per la tutela della salute e sicurezza sul lavoro.

• Registri e attestati di formazione e aggiornamento del personale.

• Coerenza tra ruoli assegnati, formazione ricevuta e responsabilità previste nell’organigramma.

• Verifica dell’efficacia dei programmi formativi e della loro continuità.

• Tracciabilità dell’adempimento degli obblighi di aggiornamento professionale.

• Presenza di direttive o documenti che esplicitano i principi organizzativi dello Studio.

• Politiche e procedure documentate su equità, valorizzazione delle competenze e pari opportunità.

• Evidenze della partecipazione dei componenti ai gruppi di lavoro.

• Registrazioni o report delle sessioni di valutazione dei percorsi di crescita professionale.

• Documentazione relativa alla gestione dei congedi parentali e dei permessi familiari.

• Prove del rispetto delle norme igienico-sanitarie e delle misure di prevenzione adottate.

• Evidenze di nomine, corsi, attestati e competenze legate alla sicurezza e ai ruoli organizzativi.

• Copie dei contratti di lavoro e collaborazione dei dipendenti.

• Politiche e documenti che descrivono il percorso di formazione, coinvolgimento e crescita dei praticanti.

• Accordi o convenzioni formali con i praticanti, se presenti.

• Evidenze scritte della comunicazione e delle motivazioni relative alla cessazione dei rapporti di lavoro o collaborazione.

Hai appena concluso l’analisi del principio dedicato alla selezione del personale e alla gestione delle loro necessità e attività.

Si tratta di un principio articolato: ti suggerisco di affrontarlo per gradi, partendo dagli elementi obbligatori (indicati dalla formula “lo studio deve”), poi da quelli raccomandati (“lo studio dovrebbe”), e infine dagli aspetti facoltativi o di miglioramento.

Ora cosa succede?

Nelle prossime settimane pubblicherò progressivamente l'analisi di tutti gli altri requisiti della norma.

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